Felles rammeavtaler med andre kommuner gir store økonomiske gevinster. Gevinsten er langt høyere enn den økonomiske kostnaden ved å delta i slike samarbeid. (vedlagt årsrapport 2023).

Det er nødvendig med økt bemanning av Nordmøre Interkommunale Innkjøpssamarbeid (NII) fordi ressursene som pr i dag ligger i NII ikke har kapasitet til å utforme flere rammeavtaler. Porteføljen av avtaler er full gitt dagens bemanning.

Siden NII ikke har kapasitet til å øke porteføljen med flere rammeavtaler har Hustadvika kommune blitt invitert av Kristiansund kommune til å delta i noen av deres rammeavtaler, hvor det er hensiktsmessig, mot et økonomisk bidrag. Men man ser nå at det er et økende behov for flere felles rammeavtaler og Kristiansund kommune tilbyr deltagelse i et økende antall avtaler. Dette betyr videre at kommunen betaler et stadig økende beløp for kjøp av slike tjenester utenfor Innkjøpssamarbeidet.

Pr tiden har kommunen fått forespørsel om å delta i følgende konkurranser:

• Vikartjenester til helsesektoren
• Drivstoff
• Printeravtale

Kommunen har et ønske om ytterligere felles rammeavtaler:

• Tolketjenester
• Møteromsutstyr og infoskjermer

Videre har Kristiansund kommune pr tiden ytterlige avtaler som kunne ha vært felles for samarbeidskommunene. Men det kan også inngås avtaler på andre områder i henhold til Samarbeidsmøtets beslutninger.

Det tilkommer stadig nye krav og kriterier som offentlige innkjøpere må hensynta i sine anskaffelser. Dette fordrer en ytterligere profesjonalisering av innkjøpsfunksjonen i kommunen. Blant annet er miljø og bærekraft mer og mer fremtreende og offentlige anskaffelser er verktøyet regjeringen ønsker å benytte for å nå bærekraftsmålene. Dette betyr at en anskaffelse blir mer kompleks både i innhold og omfang. Det er ikke bare å legge inn ulike nye krav og kriterier uvilkårlig, fordi det er viktig at markedet er i stand til å respondere på konkurransen. Det kan også være at vi som oppdragsgiver må gjøre leverandørene i stand til å levere på ønskede krav i god tid før en anskaffelse skal gjennomføres, altså et løpende arbeid. Det betyr at det går med mere tid for å finne ut hva markedet er i stand til å levere, og på hvilken måte. Videre bør man også kunne måle effekter av dette arbeidet.

Kommunen som oppdragsgiver i offentlige anskaffelser har alltid vært utsatt for klager og innsyn fra leverandørene. Dette har vi erfaringsmessig stort sett klart å håndtere uten bistand fra advokat. Men man ser nå i stadig økende grad at leverandørene benytter advokat fra første melding ved spørsmål og klager. Noe av dette klarer innkjøper fortsatt på egenhånd og svare ut, men vi må i stadig større grad måtte benytte advokat for å kunne svare ut i likelydende form.

Det er derfor behov for økt kapasitet i forbindelse med rådgivning av anskaffelsesarbeidet i kommunen. I stedet for at alle kommuner ansetter eget personell, kanskje i delstillinger, er det bedre at Innkjøpssamarbeidet bistår på dette området for alle kommuner. Det presiseres at antall avtaler og tid for rådgiving må tilpasses kapasiteten pr årsverk. Jo flere avtaler, jo mindre tid til rådgivning. Samarbeidskommunene må enes om en hensiktsmessig fordeling.

Vurdering

Hustadvika kommune ser et behov før økning av ressursene i innkjøpssamarbeidet. Dette på bakgrunn av behov for flere felles rammeavtaler, økt behov for rådgivning, samt at anskaffelsene generelt øker i kompleksitet og omfang. I den økonomiske situasjon Hustadvika kommune er i ser ikke kommunen mulighet til å øke overføringene til innkjøpsamarbeidet. Kommunen ønsker å kjøpe ekstra bistand slik som før etter hvert som behovene melder seg.

Kostnaden ved å øke med en stilling utgjør for Hustadvika kommune 188 tusen kroner.